PIM

Daylite

Daylite

A. Présentation rapide :

Son icône :

Daylite

Qu'es-aco : gestionnaire d'informations personnelles

Site de l'éditeur : marketcircle

Traduction : Daylite : non & Daylite Touch : oui

Payant : oui, Daylite : 185 € + Daylite Touch : 49 €/an

Version démo : oui, 30 jours

Interface :

interface

B. Plus en détails

1. Introduction

La notion de PIM (Personal Information Management ou Gestionnaire d’informations personnelles) n’est pas une notion très récente. On trouve de multiples applications dans le genre, dont Soho Organizer et Contactizer, dont je vous avais déjà parlé. Le principe est d’avoir au sein d’un même logiciel un gestionnaire de contacts (avec mailing intégré), un gestionnaire de tâches et de projets, un calendrier. À cela peut s’ajouter un module « Mail » permettant le transfert des emails au sein de la base (ou bien simplement le lien vers les messages.)

Aujourd’hui, j’aimerais me pencher sur Daylite, une des références dans ce domaine, que j’ai eu l’occasion de tester en profondeur.

Il faut d’emblée marquer quelques réserves :

Daylite est assez complet avec surtout une gestion de partage adapté au monde de l’entreprise. Non seulement il est multi base, mais il est également multi-utilisateurs. Autant dire qu’il faut ici un gestionnaire de base et une machine dédiée. Le partage se fera donc via le réseau, nécessitant que les intervenants soient également équipés du logiciel. Dans ce cas là, l’installation d’une version serveur (qui est gratuite) permettra la gestion des modifications et les connexions / déconnexions des intervenants. Daylite intègre donc un mode off line, permettant de transporter avec soi une copie de la basse, puis de la mettre à jour (en bilatéral) lors du retour.

L’application iPhone fonctionne sur le même principe. Elle doit se connecter au serveur et rapatrie les informations modifiées dans les 2 sens. Il est donc nécessaire, si l’on utilise Daylite Touch, d’installer le serveur (même si l’on est le seul utilisateur).

Daylite va pouvoir fonctionner soit de manière parfaitement indépendante (il sera tout de même possible de récupérer les données des applications de base Apple comme iCal ou Carnet d’adresses), soit en mode synchronisé avec elle. D’ailleurs, la synchronisation peut être partielle, ce qui est assez rare pour être souligné, permettant de choisir les éléments que l’on souhaite faire circuler. Il va également permettre de garder des informations personnelles au milieu des informations dites publiques, le tout dans une même base.

Le module Mail (nommé DMI) est optionnel, mais il permet non seulement de récupérer des messages et de les intégrer à la base en les attachant à un projet, à un contact ou un événement, mais aussi permettant la création directe de projet, ou de contact, à la manière de Mail et carnet d’adresses. Il permettra donc de se passer totalement des logiciels Apple.

Enfin, Daylite supporte les liens vers des documents externes, des URL et ainsi de suite comme tout bon PIM.

Autre point remarquable, l’évolution est possible. Si l’on a créé une base avec la version monoposte, on pourra à loisir la transférer dans la version serveur pour y connecter d’autres utilisateurs, ou bien la version mobile.

Les prix : Il existe plusieurs versions de Daylite.

Par contre, sachez que l’application Mac est disponible en version démo 30 jours, et qu’elle permet de tester également gratuitement l’application iPhone pendant ce laps de temps. Un bon point à ce niveau de prix.

Il sera possible, même avec une version monoposte d’avoir plusieurs bases différentes, mais une seule ouverte à la fois. Même chose pour l’iPhone.

Cette présentation est forcément limitée. Un tel logiciel nécessiterait un livre entier ou presque et ce n’était pas le but. Je souhaite simplement vous montrer qu’il existe d’autres applications pour remplacer les outils natifs de Mac OS X si ceux-ci ne correspondent plus à vos besoins.

2. Installation

Encore une fois ici, on va choisir en fonction du type d’utilisation. Si l’installation via Daylite monoposte est possible, l’installation de la version serveur reste une bonne idée, afin de permettre une extension par la suite. Le principe est globalement le même dans les 2 cas.

installation

Une fois installée le processus d’installation fini, un dossier supplémentaire apparaît dans le dossier applications, avec un désinstalleur intégré. Il sera important d’utiliser ce module pour enlever Daylite, notamment la partie concernant Mail.

installation

Au démarrage, on a le choix d’ouvrir une base démo, ou bien de joindre une base et bien sûr d’en créer une. Il sera possible de migrer la base vers la version serveur ultérieurement.

installation

3. Création d’une base :

Il suffit de créer sa propre fiche de renseignement, d’y ajouter éventuellement un nom d’entreprise, puis choisir un modèle. Ces modèles comprennent des mots clefs, des types de contacts, de libellés, correspondant au type d’activité choisie. Néanmoins, comme tout sera en anglais, il peut être plus commode de commencer par un modèle vierge que l’on va bâtir, soit même (Blank).

Blank

Les licences éventuelles doivent être rentrées dans le serveur s’il est installé, y compris celle de l’iPhone. Pour utiliser le mode démo, bien sûr, on peut laisser la partie licence vide. Si c’est le logiciel serveur qui pilote l’ensemble, toutes les licences seront gérées par lui, il n’y a pas besoin d’utiliser la version poste.
Le serveur Daylite requière également quelques réglages supplémentaires comme des coordonnes internet pour une synchro OTA (Over The Air) et le paramétrage des sauvegardes automatiques. C’est également lui qui va gérer les applications périphériques ainsi que les applications mobiles, dont on active l’option dans le dernier panneau.

Daylite Server Admin

Daylite serveur n’a pas besoin d’être lancé en permanence, il ne sert qu’aux configurations. Une fois que la base est créée, on retourne sur la version poste.

Il suffit alors de choisir de se connecter à la base nouvellement créée, d’entrer le nom d’utilisateur et mot de passe. Si plusieurs bases sont disponibles, elles sont regroupées selon le type (Shared: partagées ou Personnelles)

Shared

4. Interface

À première vue, Daylite est un peu touffu et compact. Pour l’instant, les seules fiches sont celles de l’administrateur Daylite et la première (la vôtre). L’administrateur Daylite doit être conservé comme tel. La fiche personnelle peut bien sûr être modifiée à souhait.

interface

cliquer sur l'image pour l'agrandir.

Pour l’instant, rien n’est synchronisé. Nous allons partir du principe qu’il faut importer les données des logiciels Apple, ce qui n’est pas obligatoire.

Le panneau de gauche comprend toutes les rubriques (3). Pour les contacts, il existe 3 catégories distinctes, entreprises, contacts (Les 2 pourront bien sûr être liées), mais aussi les groupes, apportant une sous rubrique.

Les tâches et projets sont séparés, et pour ce qui est des calendriers, on va distinguer les « opportunités » et les RVD (appointements, à distinguer des événements classiques. Toutes es rubriques s’imbriquent et peuvent être liées. Si l’on n’a aucun accès de paramétrage d’affichage des catégories, on peut par contre choisir le degré de détails des fiches grâce à 3 boutons (5). Plus on ajoute de cases, plus on verra de détails, de la fiche elle-même (6) aux liens et aux documents liés.

La zone médiane comporte une barre de raccourcis rapides (2) (on y fera glisser des calendriers, des groupes de contacts, afin de les afficher en un clic). La cartouche de recherche (4) permet un filtrage, mais c’est surtout le « Quick Find » qui permettra de faire une recherche approfondie.

On peut accéder à la création d'élément par le menu ou par le dock (l'affichage est paramétrable dans les préférences) et l’on peut également choisir d’y loger des fiches régulièrement utilisées.

dock

S’il est possible d’attribuer des raccourcis clavier, il n’y a pas de fenêtre comme dans Things ou OmniFocus pour créer rapidement un élément.

Enfin, Daylite se ferme si l'on utilise le bouton rouge, chose inhabituelle sur mac ce qui oblige à le réduire pour ne pas être encombré.

5. Préférences et customisation

Préférences

Il faut passer par les préférences dès le début pour y configurer les rubriques, catégories, type de liens, mais surtout le comportement de l’application. Au passage, on pourra choisir d’ouvrir la dernière base de façon automatique (mieux si l’on n’a qu’une base), mais aussi déterminer créneau horaire et fuseau à afficher. Malheureusement, ici, impossible de choisir l’affichage des numéros de téléphone « à la Française », superbement ignoré par le logiciel.

Préférénces : onglet général

La rubrique catégories, est une étape importante. Elle va donner des étiquettes aux différentes fiches : ici, on donne tous les réglages voulus, couleur, mais aussi affectation ; par exemple si une catégorie n'est destinée qu'aux contacts ou aux RDV, il suffit de cocher les bonnes cases. En cas de suppression d'une catégorie, il est même possible d'attribuer les fiches concernées à une autre catégorie.

catégories

De la même manière, on peut créer des postes au sein des entreprises, des types de relations qui pourront être utilisés afin de classer correctement toutes ces informations. Il est important de prendre le temps de les configurer pour simplifier le travail de création ultérieur.

C’est également ici que l’on va créer les formulaires que nous aborderons plus loin, mais aussi les alarmes. Afin d’avoir le choix entre plusieurs types d’avertissements, elles seront paramétrables à l’avance, apparaissant alors dans la liste des choix lors de la saisie d’un événement.

6. Synchronisation

Pour importer des données, il est possible soit de passer par le menu importer et utiliser ainsi des vCards et des fichiers calendriers exportés des applications Apple, soit passer par la synchronisation. Tout va dépendre de la suite. La synchronisation permet d’avoir un report des données dans les applications Apple, et donc de synchroniser ses appareils mobiles sans avoir l’application Touch. Même chose pour synchroniser via MobileMe.

Préféreces de synchronisation

Cette synchronisation n’est donc pas indispensable puisque Daylite peut se suffire à lui-même, et se synchronisera si besoin à son application Touch. Il faut donc déterminer ce que l’on va faire ensuite. De toute façon, même si l’on a activé la synchronisation pour récupérer les données, elle sera débrayable secondairement.

À la rubrique synchronisation, il faudra déjà l’activer. Ensuite, cocher Carnet d’adresses et/ou iCal. Les données de Carnet d’adresses sont filtrables et l’on peut ainsi n’importer que certains groupes.

réglages de synchronisation

De la même manière, on va choisir par calendrier.

choix par calendrier

La synchronisation secondaire avec l’application Touch doit être indiquée. Seuls les contacts pourront être ou non synchronisés avec le Touch : une liste spécifique est disponible dans la rubrique contacts. Il suffira d’y faire glisser les fiches que l’on souhaite compulser de façon mobile. Pour ce qui est des calendriers ou des tâches, la synchronisation restera globale.

Synchronisation avec Daylite Touch

7. Les Contacts (y compris Entreprises et Groupes)

Un point négatif avec l’import des fiches de Carnet d’Adresses, on perd certaines catégories de renseignement dans la manoeuvre telles que les professions et les groupes qu’il va donc falloir récréer de toutes pièces. Ceci est probablement lié au fait que Daylite ne connait pas toutes les étiquettes de Carnet d’adresses, puisqu’il faut les créer dans les préférences. Les autres entrées classiques sont bien sûr reprises sans problèmes (nom, prénom, etc.)

La rubrique contact comprend donc la liste classique, la liste des contacts synchronisés (avec Carnet d'adresses) et les contacts synchronisés avec l'iPhone. Cette liste est vide par défaut, il vous faudra faire glisser les contacts à synchroniser. Dans les préférences de synchronisation, on peut également choisir que toute nouvelle fiche soit ajoutée automatiquement ou non. Ceci veut donc dire que l’on pourra choisir de filtrer les contacts à avoir sur soi, sans affecter le reste du fonctionnement. Au lieu de glisser les contacts, on peut aussi tout simplement accéder à la fiche elle-même et cocher les options de synchro en haut à droite.
Quel que soit le logiciel d’ajout de contact (Carnet d’adresses, Daylite ou Daylite Touch, les données seront mises à jour dans les 2 sens. Il sera de toute façon possible de supprimer un élément de la liste de synchronisation à tout instant.

Contacts

Pour éditer un contact, il suffit de double cliquer sur une fiche. Les différents panneaux regroupent les informations, avec un panneau final qui regroupe des champs personnalisables à l’infini (Extra). Les liens et les postes occupés dans l’entreprise (par exemple pigiste, PDG, ou mari et femme) seront à créer dans les préférences auparavant. Ensuite, soit on fait un clic droit sur une fiche pour demander à créer un lien, soit on utilise le glisser-déposer d’une fiche vers une autre.

On peut également glisser un contact au dessus de la rubrique entreprise, qui s'ouvre, pour créer un lien. La même chose sera possible pour les groupes. Le pop up qui s’ouvre permettra ensuite de nommer le type de lien. Le menu contextuel peut être customisé, permettant de créer des courriers, des mails et autres activités automatiques.

menu contextuel

cliquer sur l'image pour l'agrandir.

Les groupes vont permettre de mettre ensemble des personnes ne travaillant pas forcément dans une même structure, mais que l’on souhaite tout de même conserver ensemble. L'idée est bien sûr pour pouvoir organiser des réunions, ou bien faire du publipostage. Mais on peut aussi tout à souhait créer des listes manuelles, des listes intelligentes ( en triant par catégorie, mot clef, etc.), ce qui fait que les limites de classements de carnet d'adresses sont bien loin.

Enfin, s'il est possible de lier des contacts, on peut aussi leur attribuer des notes, ou des documents externes, des formulaires (voir plus loin), mais aussi des projets (la notion de délégation de tâches étant bien évidemment disponible).

8. Les Calendriers

Pour ce qui est des calendriers, il y a plusieurs types d'entrée : les événements les RDV et les taches. Si la récurrence est gérée pour les événements, ce n'est pas le cas des tâches.

cliquer sur l'image pour l'agrandir.

On ajoute à volonté des participants, des alarmes, des notes ou des documents. Ici aussi, l’affichage permet de visualiser tout ou partie des calendriers, de modifier la vue (mensuelle, hebdomadaire ou journalière) et/ou de masquer les tâches (qui gardent un module propre d’affichage). On peut tout à loisir créer des calendriers intelligents.

rendez-vous

9. Les Tâches, Les Projets et les « Activity Sets »

Ces 3 éléments sont indépendants, ou liés.
Le module tâches et similaire aux logiciels de GTD, avec une arborescence possible. Chaque élément aura sa propre date d’échéance, mais aussi sa catégorie et ainsi de suite. Le filtrage par date ou par catégorie permettra de s’y retrouver. Il est possible d’attribuer une tâche à un contact (délégation) tout en conservant son affichage, permettant de garder à l’esprit qu’elle reste à faire.

Tâches

Les projets bénéficient de ce que l’on appelle un PIPELINE. Ceci est un schéma de déroulement pour les projets obéissant à un ordre établi. Bien évidemment, on peut en avoir autant que voulu. Ceci se comprend plus comme un fil pour visualiser l’état d’avancement. Les pipelines en comportent pas de tâches. On pourra donc ajouter des éléments à cocher au projet, ou bien utiliser les « activity Sets »

pipeline

Les Activity sets correspondent à une liste d'actions composant un projet dont les étapes sont identiques. Par exemple, la création d'un article se fait en plusieurs étapes qu'il serait laborieux de réécrire à chaque fois. Ici, je crée un nouveau projet, je prends directement le modèle et je détermine une nouvelle date de début. L’avantage par rapport au Pipeline est de pouvoir entrer un délai d’exécution pour chaque étape, délai qui va ensuite être calculé automatiquement dès lors que l’on entre une date de début (on indique en fait le délai par rapport au premier jour du projet), puis de cocher les actions au fur et à mesure de leur réalisation.

Activity Sets Preferences

Que ce soient les Pipelines ou les Activity Sets, ces listes d'actions doivent être créées dans les préférences, et activées.

10. Les formulaires

Les formulaires sont disponibles pour les différentes catégories contacts, groupes, RDV, taches et projets. Ils permettent de regrouper des informations répétitives sous forme de liste à cocher ou à compléter. C’est une option qui se trouve habituellement plutôt dans les logiciels de base de données et c’est une force de ce logiciel.

formulaires

Encore une fois, on va se rendre dans les préférences (rubrique Forms). Ces formulaires sont relativement complexes, puisque l'on peut y mettre toutes sortes d'informations, tels que du texte libre, des informations numériques, des devises, mais aussi des cases à choix multiples ou cases à cocher.

formulaires : Préférences

11. DMI (module Mail)

L'intégration avec Mail se fait sous la forme d’un panneau latéral supplémentaire, pour la gestion des Mails eux-mêmes, mais aussi dans le menu contextuel puisque le DMI est capable de permettre de créer un contact directement, de la même manière que le permet Carnet d’adresses au sein du logiciel.

Mail : menu contextuel

Si l'expéditeur est connu, il sera possible d'attribuer le mail à ce contact, mais aussi de créer une tache, un projet, un RDV, grâce au menu en bas.
On attribue ou non une catégorie et on clique ailleurs.

volet latéral

Le mail, ici, n'est pas référencé, mais bien copié dans la base Daylite. Avantage : il sera toujours disponible, même si l'on déplace ou efface l'original. Autre bon point, il se retrouve comme une note dans Daylite et à ce titre, on y aura accès soit par le contact, soit par le projet et surtout aussi dans Daylite Touch. Une fois un mail lié, il est notifié comme tel dans Mail et l'on pourra l'ouvrir d'un seul clic.

mail

12. Le partage

Daylite est avant tout un logiciel multi-utilisateur. Le module serveur permet d’attribuer des droits différents à chacun, mais aussi permet la gestion du mode « déconnecté ». On active ce mode grâce au menu File, et on fera l’inverse en rentrant, le serveur se chargera de fusionner les données. Il reste néanmoins également possible de paramétrer le serveur pour partager les données va le net, mais cela nécessite d'avoir une IP fixe pour le serveur (qui devra être allumé en permanence) et différents réglages de ports que je n'aborderais pas ici.

On peut avoir plusieurs bases, c'est un fait, mais il est également possible de choisir ce qui sera partagé, à savoir distinguer des données personnelles et professionnelles. Dès lors, les données privées resteront invisibles aux autres membres de l'équipe. Il faudra pour cela aller dans les préférences et activer l'option visibilité.

visibilité

On peut ensuite modifier chaque fiche pour la rendre privée ou publique.

privée ou publique?

13. Daylite Touch

Touch Server

Pour ce qui est de l'iPhone, le client est en français. Il ne peut marcher qu'en synchronisation avec une base Daylite, le client n'est pas autonome. Il faudra donc, si l'on avait choisi de ne pas installer la version serveur, migrer la base en serveur, puis configurer le client. La détection est automatique sur le réseau, mais sera également possible via internet si l’on a choisi d’avoir un serveur OTA. On a quelques options, dont la synchronisation au démarrage (ou en secouant l'appareil), mais aussi sur les éléments de la page d’accueil.

page d'accueil

La page d'accueil notifie les éléments en cours, les taches et rdv.

calendriers

Les calendriers reprennent le look global de l'application native iPhone, avec une vue en plus en mode paysage qui affiche la semaine à la manière de iCal.

calendriers

Pour les contacts, la recherche est bienvenue puisque l'on ne peut pas filtrer par catégorie, ce qui est dommage. Seuls les filtres entreprise ou personnes sont disponibles.

contacts

Le module tâche ressemble un peu à Things, avec la Inbox, les filtres temporels, mais aussi les délégations, les catégories et les lieux.

Tâches

Si l'on a créé une action comprenant un appel par exemple, on clique sur le numéro de téléphone ce qui ouvre automatiquement l’application téléphone. Plus fort, en retournant ensuite dans l'application, Daylite vous demande si l'on doit créer un nouvel évènement suite à l'appel.

Nouveau suvi?

La partie Projet et Objectifs se fait écho à la même zone dans le logiciel Mac.

Projets et objectifs

On y visualisera même les pipelines.

pipelines

Il est possible d'accéder et de modifier tous les éléments, quels qu’ils soient. On pourra également modifier et créer des liens entre éléments, même si cela nécessite pas mal de tableaux différents. Tous les liens crées dans l’application Mac restent valides, et c’est le cas notamment des mails que l’on pourra visualiser au sein de l’application.

liens

Bien sûr, on peut créer de toutes pièces de nouvelles entrées.

C. Conclusion :

Ce logiciel est définitivement destiné aux utilisateurs avancés ; l'absence de traduction, la (trop) grande richesse des réglages et paramétrages, le rendent opaque pour une utilisation basique. Néanmoins, dans le cadre d'une activité professionnelle, Daylite est un outil parfaitement adapté pour peu que l’on prenne le temps de construire minutieusement sa base de données.

Les plus

Les moins :

DayLite Touch

Daylite Mac

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