MailSteward

A. Présentation rapide :

Son icône :

Qu'es-aco : logiciel d'archivage et recherche de l'application Mail d'Apple

Site de l'éditeur : MailSteward

Traduction : non

Payant : oui
(3 versions : MailStewardApp 15,99€ - MailSteward $49,95 - MailSteward Pro $99,99)

App Store (lien sponsorisé) : 15,99 € (MailStewardApp)

Version démo : oui - sur le site de l'éditeur

Interface :

B. Plus en détails

1. Introduction

Je vous avais parlé des logiciels additifs à Mail et j’aimerais approfondir un problème majeur : la sauvegarde. Bien que les courriels contenus dans Mail soient sauvegardés dans Time Machine, il reste assez laborieux de retrouver et restaurer un éventuel élément, et une simple erreur de manipulation peut effacer de façon définitive toute trace sur les serveurs notamment dans le cas des serveurs POP. De toute façon, plus Mail va prendre de l’embonpoint, plus l’application devient moins réactive et laisser les messages sur le serveur n’est pas non plus en soin un gage de sécurité.

Il est donc important de sauvegarder, pour peu que vos courriels aient une valeur à vos yeux.
Il existe plusieurs possibilités : sauvegarder manuellement le dossier Mail contenu dans la bibliothèque à intervalles réguliers, et créer des archivages manuels grâce à la fonction « Archiver » de Mail. Le seul problème de ces fichiers est qu’ils ne sont pas utilisables sans les réimporter dans Mail, et l’on ne pourra que faire un tri manuel, c’est-à-dire qu’il n’est pas possible de filtrer uniquement les nouveaux courriers reçus depuis le dernier archivage de façon simple.

Aussi, il existe une panoplie d’utilitaires qui permettent de créer des copies de sauvegarde. Je vous ai d’ailleurs parlé de DevonThink Pro© et de EagleFiler© entre autres. J’aimerais tout de même vous présenter la solution que j’utilise depuis plusieurs années parce qu’elle a le mérite d’être efficace, rapide et parfaitement indépendante de Mail.

MailSteward© est capable de scanner la base de donnée de Mail (tout ou partie), puis d’importer les messages dans sa propre base de données. Il conserve ainsi une copie totale (y compris le format RAW qui est le fichier pur et les fichiers attachés). Une fois l’importation complète, il dispose de tous les outils pour répondre aux messages ou les transférer, ce qui permet d’alléger Mail, sans être obligé de réimporter le message pour y répondre par exemple. Il dispose en outre d’une fonction de recherche très complète, bien plus que celle native, et supporte les tags et autres priorités qu’il sera capable d’utiliser comme facteur de recherche, tout en étant lui aussi capable de les appliquer.

Enfin, en cas de besoin, il peut créer un fichier « .mbox » à partir d’une sélection pour les restaurer dans Mail sans aucune difficulté.

MailSteward dispose de 3 versions différentes :

• la version Lite MailStewardApp vendue sur le MacAppStore (lien sponsorisé) que je vous présente ici est la plus simple.
  Seules quelques fonctions lui manquent par rapport à la version standard.
• la version standard MailSteward (disponible sur le site de l’éditeur uniquement), elle dispose en plus
  • de la recherche « avancée »,
  • de la sauvegarde
  • de modèles de recherche et
  • de la programmation de la sauvegarde automatique, entre autres (voir le tableau de l’éditeur).
• la version professionnelle MailSteward Pro qui est basée sur un format spécifique de base de données, plus adapté aux bases volumineuses.

J’ai actuellement plus de 16 000 messages stockés dans une seule base et je ne constate pas vraiment de difficultés (avec les 2 premières versions).
Notez que MailSteward gère autant de bases que voulu ce qui va permettre de fractionner, mais seule la version classique sera capable de fusionner deux bases distinctes.

2. Créer et paramétrer une base

MailSteward s’installe par un simple glisser-déposer dans le dossier Applications, ou par la procédure habituelle via le MacAppStore.
Lorsque l’on double clique pour la première fois sur l’icône, on ne voit qu’une micropalette d’outils (Image 1 - 1). Il faut alors commencer par créer une base (le nom importe peu, et la localisation également) (Image 1 - 2) ou en ouvrir une (Image 1 - 3).

Il faut directement aller dans les réglages (« Settings »). Chaque base sera indépendante dans ses réglages. Les modifications apportées ne se répercutent donc pas sur les autres bases.

2. réglages des règles de tri

Ici, on pourra créer une nouvelle base si besoin, ou bien changer le chemin (Image 2 - 1). De toute façon, un simple double-clic sur un fichier de base permet de l’ouvrir. L’option (Image 2 - 2) permet de sauvegarder automatiquement tous les fichiers joints. Le point (Image 2 - 3) propose d’archiver également les indésirables ou la corbeille pour être vraiment complet (utile lorsque l’on utilise la sauvegarde automatique). L’option (Image 2 - 4) permet d’archiver toutes les boîtes en plus de la boîte de réception ou de la boîte d’envoi : si vous avez des dossiers, c’est indispensable de la cocher. Les deux suivantes (Image 2 - 5) attribuent une taille limite aux pièces jointes à conserver. Enfin, le point (Image 2 - 6) change le comportement en cas de clic sur une pièce jointe. Soit elle sera ouverte directement il faut alors cocher la case), soit il sera proposé de l’exporter ou de l’ouvrir sur place (voir plus loin).

3. les boites à sauvegarder

Ici est le choix le plus important. Il faut déterminer quelles adresses mail ou quelles boîtes (Image 3 - 1) doivent être sauvegardées. Par défaut, tout est sélectionné. Un clic va tout désélectionner. Il suffira alors de mettre en surbrillance en maintenant la touche CMD pour faire une sélection multiple. Si la compréhension des boîtes e-mail est facile, les « mailboxes » sont en fait tous les dossiers créés. Ce qui va permettre par exemple de ne sauvegarder que certains dossiers d’une même adresse mail.Pour finir, il est possible d’importer un dossier avec des messages (Image 3 - 3) et de les supprimer ensuite (Image 3 - 4).

4. l’affichage

Le panneau « Viewing » permet de modifier la police de caractères (Image 4 - 1), mais surtout l’affichage des dates (Image 4 - 2) avec séparateurs (Image 4 - 3), le mode de tri : croissant/décroissant (Image 4 - 4) et le type de donnée à utiliser pour le tri par défaut (Image 4 - 5).

5. l’index

Il est possible de créer automatiquement un index de certains critères dans le but d’accélérer les recherches, mais cela utilise plus de place. Personnellement, je coche les 4 premiers qui sont mes critères de recherche principaux.

Quand les réglages sont finis, il est impératif de les sauvegarder en appuyant sur « save settings » pour qu’ils s’appliquent.

3. Alimenter la base

6. lancer l’archivage

Il suffit d’utiliser la commande « Archive » (Image 6 - 1) pour afficher le choix des dates. MailSteward va garder en mémoire la date de la dernière action d’archivage (Image 6 - 2), ce qui facilitera les opérations (la mémorisation sera par base donc pas d’oubli possible). La dernière date (Image 6 - 3) est par défaut « jusqu’à aujourd’hui ». On place alors la procédure (Image 6 - 3). Suivant l’importance des boîtes, le processus prend plus ou moins de temps, mais est globalement très rapide. Il est impératif d’arrêter les logiciels de cryptage ou anti virus au moment du travail. À la fin du processus, un panneau affiche les actions effectuées. Ici en (Image 7 - 1) deux e-mails ont été traités et deux archivés alors qu’en (Image 7 - 2), quatre e-mails ont été traités, mais comme ils existaient déjà, ils n’ont pas été archivés.

7. archivé !

La fenêtre contenant les messages importés (Image 8 - 1) (lors de la dernière action de sauvegarde) s’affiche. Pour afficher TOUS les messages contenus, il faut utiliser le bouton « Browse » (Image 8 - 2).

8. la fenêtre

Chaque colonne peut être cliquée et sera ainsi triée en ordre décroissant/croissant (Image 8 - 5). Elles peuvent être redimensionnées, ou réordonnées. La colonne « ATCH » comporte un zéro ou un 1 selon qu’il y a ou non une pièce jointe (Image 8 - 4). Les tags éventuels sont indiqués par un astérisque. En (Image 8 - 3) on voit entête et texte du message. En bas de la fenêtre (Image 8 - 6), on voit un lien (vue enrichie) et une éventuelle pièce jointe (pas ici). La taille totale de la base est indiquée en (Image 8 - 8), le nombre de messages dans la sélection juste à côté et le nombre de courriers de la base en (Image 8 - 7).

4. Consulter et utiliser

9. vue HTML

Une fois cliqué sur le lien « attachement0.html », j’ai la vue riche, donc avec les images contenues (Image 9 - 3). Le mode texte étant plus rapide, il est à privilégier. Voyez ici la présence d’une pièce jointe signalée (Image 9 - 2) et de tag (Image 9 - 3).

La vue Raw (Image 10 - 1) elle, correspond au fichier avant lecture par le logiciel de messagerie.

10. la vue RAW

Il sera alors possible de taguer (Image 10 - 2), de répondre au message (ceci ouvre un nouveau message avec la citation du message sélectionné, même si celui-ci n’existe plus dans la base actuelle de Mail) (Image 10 - 4). Enfin, le bouton « Forward » (Image 10 - 3). Un clic sur une pièce jointe (Image 10 - 5) ouvre une boîte de dialogue proposant de l’ouvrir ou de la sauvegarder sur le disque dur.

11. gestion des tags

Le bouton Tag permet de visualiser les informations appliquées par MailTags© dont catégories (Image 11 - 1), mots clefs (Image 11 - 2), notes (Image 11 - 3) et priorités (Image 11 - 4). Tous les modifications et ajouts sont possibles.

5. La recherche

12. la recherche

Il existe deux boutons de recherche : la première s’applique à l’ensemble des mails de la base (Image 12 - 1), l’autre à une recherche dans la sélection actuelle (recherche dans la recherche) (Image 12- 2). Les deux ont la même fenêtre de recherche. Ici, deux onglets : les tags ou les critères classiques. Outre les limites de dates, on dispose de raccourcis rapides (aujourd’hui, 7 jours et ainsi de suite) (Image 12 - 3), mais aussi tous les critères habituels (expéditeurs ; boite mail) (Image 12 - 4). Ces critères sont exclusifs ou combinés avec les bornes OR, AND à choisir (Image 12 - 8). Il est également possible de filtrer les résultats en fonction de la présence d’une pièce jointe (Image 12 - 6). La rubrique tag comporte les champs vus précédemment (Image 12 - 7). Tous ces champs combinés affinent la recherche.

6. L’export

Outre le fait de répondre ou transférer les messages, il est également possible d’exporter le résultat des recherches. Ici, on utilisera les 4 boutons de gauche de la barre :

• Print (imprimer)
• Save (sauvegarder)
• Delete (suppression)
• Et export
  

13. Export

Pour l’impression, on pourra imprimer tout ou partie de la sélection, voire la liste des e-mails issus d’une recherche.
La sauvegarde permet de créer une liste des résultats en format texte ou PDF, ou bien de sauvegarder le courriel lui-même en format texte, en PDF, et même uniquement les formats RAW ou les pièces jointes.

14. Reconstitution

Enfin, la fonction d’export permet de reconstituer un fichier « .mbox » avec la sélection d’E-Mail. Ce fichier sera ensuite parfaitement lu par mail (Image 14 - 1) grâce au menu importer. Il faut sélectionner le bon format (Image 14 - 2) et voici les messages dans un dossier d’import (Image 14 - 3).

7. Additifs

15. Additifs

MailSteward permet également quelques optimisations supplémentaires à aller chercher dans ses menus, tels la recherche de doublons, ou le compactage de la base. Même si la version du MacAppStore ne permet pas la fusion des bases, il restera possible d’exporter en « .mbox » un contenu pour le réimporter dans une autre base.

Conclusion :

Véritable forteresse de l’archivage d’E-Mail, MailSteward permet d’être sécurisé sur la sauvegarde des messages, sans pour autant être un format bloqué, puisque même archivés, les messages restent à tout instant accessibles et modifiables. Les outils de recherche sont puissants et particulièrement efficaces, même sur de grosses bases.
La version complète apporte quelques ajouts intéressants, mais la version de base est déjà très puissante.

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